ver. 1.18 (2000/9/5) 中島 秀之
           今回改定分は ＊ で始まる行
                                       ver. 1.17 (2000/5/2) 柴山 悦哉
                                       ver. 1.16 (1999/7/7) 柴山 悦哉 
                                       ver. 1.15 (1998/5/13) 柴山 悦哉
                                       ver. 1.14 (1998/5/2) 柴山 悦哉
                                       ver. 1.13 (1997/4/24) 奥乃 博
                                       ver. 1.12 (1996/6/30) 奥乃 博
                                       ver. 1.11 (1995/5/12) 奥乃 博
                                       ver. 1.02 (1993/5/26) 坂井 公

● 企画スタート

担当企画委員は，チュートリアルのテーマ，日程，講師などを盛り込んだ企画
基本案(サンプル -> データ編参照)を企画委員会に提出し，承認を得る．委員会は
必要なら案を修正し，他のチュートリアルの予定なども鑑みて，だいたいの
実施時期を決める．この時点で6カ月以上の余裕があることが望ましい．

● 企画具体化

担当企画委員は，講師予定者や会場の予定をチェックし，
企画の具体化を進める．この時するべきことは，

1) チュートリアルの日時，日程，会場(候補 -> データ編参照)，講師，
   受講料(原則 -> データ編参照)を決定する
2) 会場を予約する
3) 講師の内諾を得，テキスト原稿の作成を依頼する．この時，講師への支払
   (講演謝金，交通費，宿泊費 -> データ編参照)について伝え，概算に必要な
   データを貰う．
4) 予算案(サンプル -> データ編参照)を作り企画委員会に提出する．

● アナウンス

日時・日程・会場・講師・講演内容が決まったらなるべく早く
アナウンスを行なう．一般へ周知させるという点からは，
3カ月以上前にアナウンスを開始し，一つの媒体で数回アナウンスするのが望
ましい．

会誌「コンピュータソフトウェア」の ニュースレター欄には必ずアナウンス
を掲載するので，その原稿(サンプル -> データ編参照)を作成し，発行月の2ヶ
月前の20日までに jssst_newsletter@jssst.or.jp (cc: office@jssst.or.jp)
に送る． なお，時間がない時には，ニュースレター欄には概要のみを掲載し，
詳しい情報を学会の Web ページで公開しても良い．

同時に，必ず学会事務局にＦＡＸを入れて下さい．

【重要】申し込みの受付や問い合わせ業務は，チュートリアルのアナウンスが
なされたと同時に始まるので，必ず＊アナウンスの前に＊その内容を事務局宛
てにFax か郵送をお願いします.

【重要】3ヶ月以上前にコンピュータソフトウェアでアナウンスを行うために
は，5～6ヶ月前に原稿を準備する必要があります．

他の媒体としては，メーリングリスト，Web，ネットニュース，一般誌(候補
 -> データ編参照)などがあるが，たいがいニュースレター用原稿を流用すれ
ば済む．

Web ページへの登録は, データ編にある HTML ファイルを参考にして作成し,
そのファイルを企画担当理事に送付し, 登録を依頼する.

会員メーリングリストは jssst_members_rq@jssst.or.jp に送る.
他のメーリングリスト (swopp-announce@hpcc.jp など) に送る場合には
メッセージの先頭に『同じ案内を複数受けとられた場合には, 申し訳ございません』
との断りを入れて下さい.

＊他学会のMLも場合によって活用（人工知能学会など）．
＊ちなみに，人工知能学会MLの投稿規定は以下のとおり：
＊
＊ メーリングリストのメンバーからの直接の投稿はできませんので，投
＊ 稿を希望される方は次のアドレスに内容をお送り下さい．その際には，
＊                                   
＊                      「メーリングリスト掲載希望」
＊
＊ と先頭にお書き添えくださいますようお願いいたします．
＊
＊                         admin@ai-gakkai.or.jp
＊
＊  人工知能に関するお知らせを広く配布する手段としてぜひ積極的に
＊  ご利用ください．本学会の会員のではない方からの申し込みや，本
＊  学会の主催・共催でない研究会等の案内などについても，人工知能
＊  に関連する話題であれば掲載致します．

ネットニュースは, fj.org.jssst, fj.comp.announce およびチュートリアル
の内容に関連するニュースグループ（たとえば人工知能分野のチュートリアル
なら fj.comp.ai など）にポストする.

● 講師依頼状などの発送

日時，会場，講師がはっきりした時点で，講師依頼状(サンプル -> データ編参照)
を作成し，発送する．具体的には，次の手順になる．

1) 依頼状を作る．
2) 講師の住所と氏名を書いたものと依頼状を日本ソフトウェア科学会の
   事務局宛に郵送する．
3) 事務局では，依頼状に理事長印(または企画委員長印)を押し，
   講師あて発送する．
＊4) 複数講師となる場合は，事前に講師間で相談をする機会を設け，
   内容の調整を計る．（企画者の責任）

● テキストの作成　

チュートリアル当日までに，テキストを作成する．
具体的には，次の手順になる．

1) テキストの原稿の作成を各講師に依頼する．
2) テキストには ISSN 番号 (1341-8718) の枝番 (No. XX) を企画委員長より
   入手する．その番号をテキスト表紙に明記する．
3) チュートリアル当日の2週間前までに原稿を集め，印刷・製本業者
   (候補 -> データ編参照)に渡す．このためには，各講師には一ヶ月程度前の
   締切を提示した方がよい．
4) できあがったテキストは，当日または前日に業者から直接チュートリアル
   会場に運び込んでもらう．

余ったテキストの処分に困ることがあるので，印刷部数は(受講者数+22)程度に
とどめておくのが良い．原稿受渡し，テキスト搬入の実際のスケジュールは，
遅滞なく進むように業者や会場とよく打ち合わせておく．
テキストとして，他のところで使った資料を流用するのはかまわない．
（流用した場合には， ISSN番号はつけない．）
ただし，本などの場合は著作権の問題がないか確認すること．
他学会の出版物に掲載された解説記事などを流用する場合には，転載の手続き
をとればすむ場合が多い．

● 申し込み受付

申し込みには，会誌「コンピュータソフトウェア」の巻末の
チュートリアル申し込みハガキを使ってもらう．
FAX 申し込みも可能. 電話での受け付けはしない.
原則として，申し込みの正式の受け付けは，参加費の振込が確認された時点とする．
振込先口座は「三井住友銀行浜松町支店 普通預金口座 3053296 日本ソフトウェア
科学会」である．

個々の申し込みに対しては事務局が対応するが，
担当企画委員は，参加証/受講票(サンプル -> データ編)の
原稿を作成し，会場案内図などとともに事務局に送っておく．
事務局では，これらを発送することで，入金の確認された受講者に対して，
申し込みの受理を知らせる．

まれに，当日申し込みなどの例外があるが，これに対しては臨機に対応するこ
とが望ましい．

● 当日

当日の事務で企画委員が中心となってすべきことには次がある．

1) 会場の設営．マイクやOHPなどの準備とあとかたずけ．
   机を並べるというような力仕事になることもあるので，
   事前に会場に聞いておき，必要なら学生アルバイトを頼むなどの処置をしておく．
2) チュートリアルの司会進行．
3) アンケート(サンプル -> データ編参照)の配布と回収．

事務局(大住さん)がこられないことがあるので，その場合は事前に
事務処理について良く聞いておく．主な事務に次がある．

4) 受講者の確認
5) 講師謝金の支払
6) 受講者への飲物などのサービス
   (これは，実際には，喫茶店などに注文しておき，休憩時間に運んできて貰う)
7) 受講料の受け取り，領収書の発行
＊   (領収書は多めに用意しておくこと．
＊    事前の入金者ならびに事務局で発行した領収書の確認をしておくこと)
8) 会員入会受付

● 危機管理

講師の急病などにより，チュートリアルの実施が不可能となる可能性がある．
もしもの場合に備え，講師の方との当日の連絡手段（携帯の番号など）を確認しておく．
トラブルが発生した場合には，原則として以下のように対処する．

1) 実施が不可能な場合（講師が病気になった場合など）

・参加費の返還は後日事務局から行なう．
・会場および印刷のキャンセルが可能なら，交渉は企画担当者が行なう．
・印刷のキャンセルが間に合わない場合，ISSNナンバーがついた配布物を２部事務局へ送る．
  残りは参加者に配布し，残部は希望があれば講師に送付する．残りは破棄する．
・参加者への連絡は，状況に応じて 1.1) または 1.2) のように行なう．

1.1) 当日アクシデントが発生した場合

  企画担当者が，会場で参加者に事情説明を行なう．
  配布資料は無料で参加者に配る．

1.2) 前日以前にアクシデントが発生した場合

  参加者への連絡は，事務局と担当委員が協力して行なう．
  必要に応じて，他の企画委員にも協力を仰ぐ．
  開催日までに全参加者への連絡が完了しなかった場合，会場での事情説明も合わせて行なう．
  配布資料も当日会場に現れた参加者には無料で配る．
 
2) 実施が部分的に不可能な場合（複数の講師のうち1名が病気になった場合など）

  各参加者の希望に応じて，2.1) または 2.2) のように対処する．

2.1) 参加者がキャンセルを希望した場合

  1) と同様に扱う．

2.2) 参加者が受講を希望した場合

  チュートリアルが開催できなかった時間に応じて，参加費を返還する．
  開催できなかった時間は，半日単位で切り上げて計算する．

● 報告

担当企画委員は，事務局から最終収支報告を受けとり，アンケートの集計結果と
ともに企画委員会に報告書(サンプル -> データ編)を提出する．

● 事後処理

余ったテキストのうち22部を事務局に送る．残りは適当に処分する．
テキストを販売するので, ある人は有料で購入, 他の人は無料で
もらったという事態が発生しないように注意すること.
たとえば, 著者謹呈, 著者分, 企画委員分等の無料での処分は問題なし.
事務局は希望者があれば，残部のある限り，2年を限度にテキストの
販売(価格 -> データ編参照)を行なう．
同じテーマでもう一度チュートリアルをやる予定ならば，
それに必要な分のテキストは担当企画委員が保存しておく．